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Altea Energy
Rythme Jours et horaires de bureaux en France
Lieu Paris – La Défense – présence en bureau plusieurs jours par semaine
Démarrage01/03/2024
Durée 1 an renouvelable
1- Descriptif de la mission
- Garantir l’intégrité et la disponibilité de la documentation et de l’archivage, essentiels à l’activité de l’entreprise,
- Assurer le lien avec les différentes équipes, réparties sur des sites distants,
- Respecter les règles éthiques Groupe et du code de conduite en particulier en matière de Contrats/Achats,
- Réaliser la coordination administrative :
- Réceptionner et diffuser le courrier.
- Réceptionner les communications téléphoniques et les visiteurs,
- Composer et mettre en forme des documents : courriers, notes, comptes rendus, présentations, etc…
- Composer, enregistrer et diffuser le rapport mensuel d’activité, le tableau de bord des KPI, les indicateurs HSE,
- Mettre à jour les supports de communication RETIA (pages WAT, …),
- Administrer et gérer le système documentaire, les procédures et l’archivage,
- Effectuer les commandes de fournitures de bureau et des EPI et gérer le stock,
- Suivre les plannings de réunions, de congés, d’absences et de missions,
- Réserver les salles de réunions,
- Assurer l’assistance dans l’organisation des séminaires RETIA ou de réunions à l’extérieur du siège (réservation site, suivi des invités, organisation pratique, réservation de cars, etc.),
- Organiser et gérer toutes demandes administratives des équipes (gestion des badges d’accès aux immeubles, de l’informatique, etc…),
- Organiser les voyages des différentes équipes et effectuer le suivi des notes de frais associées.
2- Livrables
- Rapport de fin de prestation
3- Prérequis Techniques
- Expertise avancée en matière d’assistance administrative
- Expertise en matière d’outils bureautiques Word, Excel et de type Windows 365, Teams, Sharepoint
- La langue de la prestation est le français avec un besoin ponctuel d’utiliser l’anglais
- Approche méthodique et rigoureuse de la réalisation des tâches
To apply for this job please visit altea-energy.com.
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